Planowanie urlopów wypoczynkowych

Tworzenie planów urlopów nie musi sprowadzać się do rozpisywania w nich wypoczynku na cały rok kalendarzowy. Mogą obejmować także okresy półroczne czy nawet kwartalne. Pracodawca, który planów urlopów nie tworzy, może wprowadzić zasadę odpowiednio wcześniejszego składania wniosków urlopowych przed bardziej popularnymi wypoczynkowo okresami, by łatwiej móc sprawiedliwie rozłożyć terminy wypoczynku poszczególnych osób.

Zasadą jest, że urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, pracodawca z tworzenia planów urlopów może jednak zrezygnować.

Jeżeli plan urlopów nie jest tworzony, terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca zobligowany jest do podjęcia próby uzgodnienia terminu urlopu z pracownikiem, ale w przypadku, gdy to się nie powiedzie, ostatecznie termin urlopu ustala właśnie pracodawca, który bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Przykład: Często okresami cieszącymi się znaczącym zainteresowaniem odnośnie wykorzystywania urlopów są tygodnie ze świętami takimi jak święta majowe, czerwcowe, sierpniowe. Oceniając wnioski urlopowe – nie zawsze mogąc udzielić urlopu wszystkim osobom, które w tym czasie chciałyby z wypoczynku skorzystać  - warto przyjąć zasadę w miarę równego rozłożenia urlopów, tzn. wystrzegać się sytuacji, gdy powtarzalne osoby uzyskują wolne w tych okresach tylko w związku z „szybszym” wystąpieniem z wnioskiem.

Ważne: Przy nietworzeniu planów możliwe i trafne jest poproszenie pracowników o przestawienie w pewnych terminie przed wakacjami czy długimi weekendami z wyprzedzeniem wniosków urlopowych, jeżeli chcieliby w tych okresach korzystać z wypoczynku. Pozwoli to pracodawcy na ocenę nie tylko samych potrzeb zakładu pracy i poszczególnych pracowników, ale także rozłożenie urlopów w atrakcyjnych terminach bardziej sprawiedliwie.

Plany roczne, półroczne, kwartalne...

Przepisy nie narzucają obowiązku tworzenia planów urlopów konkretnie na okresy roczne. Pracodawca może wprowadzić zasadę ustalania planów urlopów na dowolny okres, może to być np. pół roku lub kwartał. Krótsze okresy jako bardziej przewidywalne są w praktyce bardziej trafne i rozplanowane w nich terminy urlopów stają się bardziej pewne. Przy rocznym okresie następuje niekiedy znaczna ilość modyfikacji, czy to w związku z wnioskami pracowników o zmiany terminów, czy pojawiających się potrzebach pracodawcy nieprzewidzianych w chwili tworzenia. Jeżeli zaś plan z założenia jest zmieniany wielokrotnie, to traci w dużej mierze swoją rolę. W krótszym ujęciu czasowym plan urlopów stać się może dobrym narzędziem zapewniającym terminowe wykorzystywanie przez pracowników urlopów, a  jest istotny nie tylko dla nich, ale także dla pracodawcy, który odpowiada za ewentualne nieprawidłowości związane z nieudzielaniem urlopów.

Ważne: Trafne jest przyjęcie zasady, że plan urlopów powinien być utworzony przed rozpoczęciem okresu objętego tym planem.

Pierwszeństwo rodziców w trakcie wakacji?

Przepisy w żaden sposób nie faworyzują jakiejkolwiek grupy pracowników w dostępie do urlopów na zasadzie pierwszeństwa. Opieka nad małym dzieckiem, ciąża, sytuacja życiowa, kwestie niepełnosprawności itp. nie mają prawnego znaczenia w tym zakresie. Nie oznacza to, że praktyka nie wytwarza pewnych niepisanych zasad związanych np. z ułatwieniami w uzyskaniu urlopu w okresie ferii czy wakacji przez rodziców dzieci w wieku szkolnym. Takie ułatwienie można uznać za zgodne z zasadami współżycia społecznego, wyjście w kierunku potrzeb rodzinnych, umożliwienie wspólnego wypoczynku z dziećmi.

Nie może być to jednak rozumiane jako prawo do uzyskania urlopu w pierwszej kolejności, w szczególności nie można mówić o wprowadzeniu wewnętrznej zasady faworyzującej te osoby w dostępie do urlopów. Mogłoby to słusznie być uznane za naruszenie zasad równego traktowania pracowników.

Podstawa prawna:

• art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 1465)